AZQ Akademie
Neu hier? Die erklärt jeden Bereich – was er ist, womit er zusammenhängt und was dort zu tun ist.
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Beschwerdemanagement

Beschwerden erfassen, bearbeiten & auswerten · AZAV-Prüfpunkt 4.9

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Verträge & Fixkosten

Alle Verträge des Trägers zentral · Laufzeit, Kündigungsfristen, automatische Frühwarnung & laufende Fixkosten

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Neuer Vertrag

Laufzeit, Kündigungsfrist & Verantwortliche/r – Fristen erscheinen automatisch in „Meine Aufgaben"

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Stempel

Digitaler Firmenstempel-Baukasten – mit den AZQ-Stammdaten vorbefüllt · als JPG, PNG oder SVG herunterladbar

Stempel-Angaben
Vorschau
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Akquise

Eigene Tabelle wie in Excel – Spalten selbst benennen, direkt in die Zellen tippen, je Zeile Notiz & Aufgabe

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Planungsansicht

Wochen-Belegung: Weiterbildungen, Lehrende & Räume

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Kommunikation

Interner Chat – Kanäle & Direktnachrichten zwischen Lehrkräften & Mitarbeitern

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Passwörter

Zugänge & Passwörter – nur für Administratoren

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Auswertungen und Statistiken

Teilnehmer- und Weiterbildungs-Kennzahlen nach Zeitraum · Jahresmeldung (Teilnehmer je Monat)

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Einstellungen

Datensicherung & App

Datensicherung

Sichert alle Daten dieser App (Teilnehmer, Weiterbildungen, Ansprechpartner, Lehrkräfte, Planung & Anwesenheiten, Themen, Seminarräume – inklusive Rechnungen & Belege aus Faktura und Buchhaltung) in eine einzige Datei – zum Aufbewahren und Wieder-Einlesen. So gehen deine Eingaben nie verloren und lassen sich auf einen anderen Rechner umziehen.

Datenschutz & Löschfristen

Diese Funktion erfüllt den AZAV-Prüfpunkt 4.7 Datenschutzkonzept (§ 2 Abs. 3 AZAV + DSGVO) – konkret die dort geforderten Angaben „wie lange werden Daten aufbewahrt" und „wie werden Daten gelöscht".

Das CRM rechnet und erinnert an fällige DSGVO-Prüfungen (in „Meine Aufgaben") – es löscht nie automatisch. Entschieden wird immer am einzelnen Teilnehmer.

Fristwerte aus dem Konzept-Entwurf vorbelegt · Grundlage: Datenlebenszyklus-Konzept v4 (Entwurf) / Datenschutzkonzept Kap. 10.

Löschprotokoll

Nachweis über ausgeführte DSGVO-Löschungen (Rechenschaftspflicht). Bewusst personenarm – nur Kürzel und interne Kennung, kein voller Name.

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Kalender

Freie Termine & Online-Buchung

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Qualitätsmanagement

AZAV-Prüfkatalog · Prozesse · Dokumente · Fristen

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Meine Aufgaben

Aufgaben & Wiedervorlagen aus allen Bereichen

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Rechte und CRM-Verwaltung

Benutzer, Rollen & Zugriff auf die Bereiche

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Vorlagen und Dokumente

Briefe & E-Mails aus Vorlagen – automatisch befüllt

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Teilnehmer & Interessenten

Stammdaten, Weiterbildungen & BG-Nummern

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Neuer Teilnehmer

Stammdaten erfassen

Person
Interessent → Angemeldet → Teilnehmer → Absolvent → Ehemalig/Alumni.
* Pflicht – mindestens Vor- oder Nachname muss ausgefüllt sein.
Kontakt und Adresse
Zuordnung
Tippen genügt – neue Firmen werden automatisch angelegt.
Partner-Vermittlung. Wird bewusst von Hand gesetzt (keine Automatik) und speist die Auswertung der Geschäftsführung.
E-Learning und Notiz
Legt für diese Person ein E-Learning-Konto an. Es wird keine E-Mail/Einladung versendet – die Person erscheint nur im E-Learning. Teilnehmer können auch ohne E-Learning angelegt werden.
Haken setzen und speichern = Einladung (erneut) senden. Es geht eine Einladungs-Mail mit Aktivierungslink raus (frischer Link, ältere Links werden ungültig). Der Haken wird danach automatisch zurückgesetzt.
Datenschutz und Einwilligungen
Es werden nur die Angaben dokumentiert. Löschfristen o. Ä. werden hier nicht automatisch ausgelöst.
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Ansprechpartner

Kontakte bei Behörden & Partnern

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Ansprechpartner
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Neuer Ansprechpartner

Kontaktdaten erfassen

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Weiterbildungen

Weiterbildungen, Zeiträume & Teilnehmergruppen

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Neue Weiterbildung

Weiterbildung erfassen

Grunddaten
* Pflichtfeld
Unterrichtseinheiten à 45 Min. gesamt – Basis für Zertifikate/Bescheinigungen (Reiter „AfA/Zertifikat" beim Teilnehmer).
Fördertopf und Lernraum
Nur ausfüllen, wenn der Förderbescheid eine längere Aufbewahrung fordert (z. B. KOMPASS/ESF). Überschreibt für diese Weiterbildung den 10-Jahre-Anker der DSGVO-Löschfrist (Einstellungen → Datenschutz).
Du kannst hier jeden Video-Link eintragen. Empfehlung: eine Teams-Serienbesprechung je Weiterbildung – Anleitung siehe ANLEITUNG_Teams-Lernraum.md. Der Link erscheint automatisch im Campus.
Für Weiterbildungen ohne Online-Anteil (z. B. reine Präsenz oder interne Sammel-Listen). Ohne Haken erscheint die Weiterbildung automatisch im E-Learning – Einladungs-Mails gehen erst nach dem Klick „Teilnehmer einladen & freigeben" raus.
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Nur reine Datenerfassung – keine Auswertung/Quote hier.
Hinweis: Unverbindlicher „bis zu"-Vorschlag – maßgeblich ist ausschließlich der Bewilligungsbescheid der Agentur für Arbeit / des Jobcenters. Keine Förderzusage durch AZQ.
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Kunden

Externe Partner & Dienstleister

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Dienstleister
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Neuer Dienstleister

Ansprechpartner eines Partnerunternehmens erfassen

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Lehrkräfte & Mitarbeiter

Team, Qualifikationen & Einsätze

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Neue Lehrkraft / Mitarbeiter

Stammdaten & Zugang erfassen

Person
Steuert die Zugriffsrolle: Geschäftsführung = Vollzugriff · Mitarbeiter/Honorarkraft = Standardrechte (zusätzliche Rechte einzeln in „Rechte & CRM-Verwaltung").
Kontakt und Adresse
Honorar und Zugang
Nur für die interne Honorar-/UE-Abrechnung. 1 UE = 45 Minuten. Leer lassen, wenn kein fester Satz gilt.
Zugang für die Anmeldung. Beim Bearbeiten leer lassen = bestehendes Passwort behalten.
E-Learning
Legt für diese Person ein E-Learning-Konto an (Administrator-Rechte). Es wird keine E-Mail/Einladung versendet – die Person erscheint nur im E-Learning. Dafür ist eine E-Mail-Adresse nötig.
Haken setzen und speichern = Einladung (erneut) senden. Es geht eine Einladungs-Mail mit Aktivierungslink raus (frischer Link, ältere Links werden ungültig). Der Haken wird danach automatisch zurückgesetzt.
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Entwurfsansicht

Kurse, Lehrende & Seminartage entwerfen

Hier entwirfst und bearbeitest du Weiterbildungen mit ihren Seminartagen (Lehrende, Themen, Räume). Eine veröffentlichte Weiterbildung erscheint automatisch als Weiterbildung im Bereich „Weiterbildungen" – das ist dasselbe, nur in der fertigen Ansicht. Den reinen Wochen-Überblick findest du unter Planungsansicht.
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Weiterbildung anlegen

Zeitraum, Tage & Farbe festlegen

Wähle die Wochentage und trage die Uhrzeiten ein (Vorgabe 08:30–14:30, jederzeit änderbar). Einzelne Termine kannst du später pro Tag anpassen.

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Themen

Inhaltliche Themen & Lernbereiche

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Seminarräume

Räume, Kapazitäten & Ausstattung

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Fördertöpfe

Förderprogramme & AZAV-Zuordnung

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Firmen

Firmenkunden & Arbeitgeber (B2B)

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Firmenkunde
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Neue Firma

Firmenkunde erfassen

* Pflichtfeld
Nur für den Förderquoten-Assistenten § 82 SGB III (Teilnehmer × Weiterbildung) – schlägt daraus einen unverbindlichen „bis zu"-Fördersatz vor.
Kontaktpersonen bei der Firma – so viele wie nötig (Name, Funktion, Telefon, E-Mail).
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Prozesse und Datenbankprozesse

Deine Landkarte durchs CRM – jeder Bereich erklärt · plus individuelle Prozesse

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Buchhaltung / Faktura

Rechnungen, Belege & E-Rechnung – die beiden Finanz-Werkzeuge der AZQ

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Buchhaltung

Monatsabrechnungen, Belege & Notizen

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Monat anlegen

Abrechnungsmonat erfassen

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GF-Kompass

Dein Weg in die Geschäftsführung · Landkarte der Verantwortungsfelder & private Wochen-Peilung

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GF-Steuerung

Monatsbericht, Beschlussbuch, Risiken, Fristen & Ziele · nur für die Geschäftsführung